E-Rechnung
Hier finden sie gesammelte Informationen über die E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025, einen weiterführenden Ausblick. Mögliche individuelle Lösungsoptionen für Sie und Ihr Unternehmen, bieten wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch an.
Was ist eine E-Rechnung?
lt. BMF Schreiben und §14 UStG
"Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht."
Papier, PDF-Rechnungen sowie alle vom Standard abweichenden Formate sind "sonstige Rechnungen". Ab 2025 dürfen diese nur noch in Ausnahmefällen, wie bei der Kleinbetragsrechnung oder mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.
Dauerhaft ausgenommen von allen E-Rechnungspflichten sind:
- steuerfreie Lieferungen und Leistungen
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 EURO
- Verkauf von Fahrscheinen
Welche Formate gibt es bei den E-Rechnungen?
In Deutschland sind die Formate ZUGFeRD und XRechnung und EDI von Bedeutung. Diese Rechnungen gelten als E-Rechnung.
ZUGFeRD: kombiniert die strukturierten Daten mit einer visuellen Ansicht der Rechnung. Meist wird hierzu das PDF-Format genutzt.
XRechnung: reiner Datensatz und nicht/sehr schwer durch das menschliche Auge lesbar.
EDI: oft in der Industrie und multinationalen Unternehmen anzutreffen; internationales Standardformat für den Austausch geschäftl. Dokumente/Informationen.
Welche Pflichten kommen und wie können diese erfüllt werden?
Aktuell lassen sich die Änderungen in 3 Phasen bis 2028 aufteilen.
1. Phase: 2025 bis Ende 2026
Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Papierrechnungen bleiben erlaubt. Andere digitale Formate als E-Rechnungen auch, sofern der Empfänger zustimmt.
2. Phase: 2027
Im B2B-Geschäft (Business to Business) wird die E-Rechnung Pflicht für alle Unternehmen mit eine Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EURO. Vorübergehend dürfen Unternehmen mit einem kleineren Jahresumsatz weiterhin andere Formate und Papierrechnungen versenden - weiterhin unter der Voraussetzung, dass der Empfänger zustimmt.
Hinweis: Stimmen Sie der Übermittlung von sonstigen Rechnungen nur bis zum 31.12.2026 zu. Ab dem 01.01.2027 sollten Sie nur noch E-Rechnungen von Ihren Lieferanten akzeptieren. Sie kennen den Umsatz Ihres Rechnungsstellers nicht und im Schlimmsten Fall verfällt ihr Anspruch auf den Vorsteuerabzug!
3. Phase: 2028
Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen und versenden können.
Viele Software-Hersteller erfüllen einen Großteil der Pflichten im Rahmen der E-Rechnungspflicht bereits durch Ihr angebotenes Produkt. Gefordert sind Unternehmer hinsichtlich der Archivierung der Daten. Die Aufbewahrungspflicht der Rechnungsunterlagen beträgt derzeit 10 Jahre. Außerdem müssen die Daten jederzeit lesbar zur Verfügung stehen. E-Rechnungen sind im digitalen Originalformat aufzubewahren, ein Ausdruck gilt nicht!
Individuelle Beratung
Sie haben noch weiterführende Fragen, oder wünschen eine individuelle, unternehmensnahe Umstellung Ihrer Prozesse? Dann kontaktieren Sie uns gerne über das untenstehende Formular, oder telefonisch unter der Nummer 08247 / 99265-0.